Das Zeitalter der digitalen Archive beginnt jetzt

Physische Archive sind nicht mehr zeitgemäss. Zu diesem Fazit kommen immer mehr Unternehmen, Institutionen und Behörden. Die Gründe für diesen epochalen Wandel sind vielfältig: Exponentiell gewachsene Datenmengen, steigende Anforderungen an die rechtskonforme Aufbewahrung geschäftsrelevanter Dokumente und die gestiegene Erwartungshaltung an einen orts- und zeitunabhängigen Zugriff auf archivierte Daten veränderten die Rolle des klassischen Papierarchivs in den letzten Jahrzehnten zunehmend. Das einstige Zentrum der Dokumentenverwaltung entwickelte sich zur Hürde für effiziente digitale Geschäftsprozesse. Das IT-Dienstleistungsunternehmen CENT Systems kennt diese Herausforderungen und läutet mit dem Smart Archive das Zeitalter der digitalen Archive ein.

Mehrwerte, die weit über die Platzersparnis hinausgehen

Mit dem Smart Archive bietet CENT Systems eine GeBüV-zertifizierte e-Archivlösung, die sämtliche rechtlichen Anforderungen zur revisionssicheren digitalen Ablage von geschäftsrelevanten Dokumenten erfüllt. Erreicht wird dies unter anderem mit fälschungssicheren Zeitstempeln und einer lückenlosen Protokollierung sämtlicher Anpassungen bis hin zur Ablagestruktur. Unter Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben schafft das Smart Archive ausserdem Mehrwerte, die weit über die Platzersparnis durch das wegfallende physische Archiv hinausgehen. So können die relevanten Aufbewahrungsfristen, die sich je nach Art des archivierten Dokuments unterscheiden, mit intelligenten Algorithmen automatisch hinterlegt werden. Das schafft, gerade im direkten Vergleich mit papierbasierten, dezentral organisierten Archiven, Ordnung und Übersicht. 

Der Gang ins physische Archiv fällt weg – eine Frage an den KI-Chatbot genügt

Den grössten Innovationsschub für Unternehmen, Institutionen und Behörden eröffnet das Smart Archive mit dem integrierten KI-Chatbot, der brachliegendes Wissen innert Sekunden zugänglich macht. Der Chatbot beantwortet komplexe Fragestellungen zu übergreifenden Themen, für deren Beantwortung vor der Archivdigitalisierung stundenlange Recherchen notwendig gewesen wären. Mit dem Smart Archive fallen der Gang ins Archiv oder das Durchstöbern von Akten weg – eine Frage an den KI-Chatbot genügt. Ergänzt werden die intuitiven Interaktionsmöglichkeiten durch Suchfunktionen mit Volltext, Attributen, Tags und individuell definierbaren Ordnerstrukturen. Wissen, welches bisher in physischen Archiven im wahrsten Sinne des Wortes schlummerte, wird mit dem Smart Archive direkt zugänglich gemacht und kann mit intelligenten Schnittstellen an Drittsysteme angebunden werden.

Das Smart Archive als Teil der End-to-Endlösung von CENT Systems

In Kombination mit den Managed Services Smart Scanning und Smart Mailbox schafft das Smart Archive als End-to-Endlösung weitere Mehrwerte für die durchgehende Automatisation von betrieblichen Prozessen. Mit Smart Scanning werden sämtliche eingehenden physischen Sendungen im modernen Scanner-Park von CENT Systems zuverlässig digitalisiert, klassifiziert, extrahiert, veredelt und in die Folgesysteme übertragen. Gleiches geschieht mit dem Omnichannel-Ansatz mit digitalen Eingängen. Anschliessend ordnen die intelligenten Sortier-Algorithmen der e-Postkorblösung Smart Mailbox die eingehenden Nachrichten direkt einzelnen Mitarbeitenden oder den zuständigen Teams zu. Die Smart Mailbox ermöglicht so einen orts- und zeitunabhängigen Zugriff auf den Posteingang von Unternehmen oder Behörden. Die Dokumente werden danach im Smart Archive gespeichert, wo alle geschäftsrelevanten Informationen – intuitiven Abfragemöglichkeiten via KI-Chatbot sei Dank – jederzeit zugänglich bleiben. 
 

Die e-Archivlösung im Zeichen der digitalen Souveränität

Im Kontext der gegenwärtigen Bestrebungen aus Wirtschaft und Politik, die eigenen Strukturen digital unabhängiger zu gestalten, erhält die Implementierung des Smart Archive eine zusätzliche Gewichtung: Als vollständig in der Schweiz entwickelte und betriebene Lösung stärkt das Smart Archive von CENT Systems nicht nur den IT-Standort Schweiz, sondern unterliegt zudem den hiesigen Datenschutzbestimmungen. Sensible Unternehmens- oder Behördendaten werden auf Servern in der Schweiz gespeichert. Auch der im Smart Archive integrierte KI-Chatbot ist ausschliesslich innerhalb der Firmengrenzen aktiv, wodurch der Datenschutz jederzeit gewährleistet ist.

Mit der Entscheidung für die e-Archivlösung von CENT Systems profitieren Sie deshalb auf vielfältige Weise: Sie beschreiten damit den Weg des digitalen Wandels, hin zu mehr Prozesseffizienz und Automatisation und behalten gleichzeitig die Daten innerhalb der Schweiz. Nehmen Sie Kontakt auf mit den Digitalisierungsexperten von CENT Systems und fordern Sie die «Smart Archive»-Demo an. 

Jetzt ist der ideale Zeitpunkt für den Start in das Zeitalter der digitalen Archive. Erfahren Sie mehr: