Das Zeitalter der digitalen Archive

Redewendungen rund um physische Archive gibt es in unserem Sprachgebrauch unzählige: Von Informationen, die in Akten schlummern, über Ordner, die ins Archiv wandern und dort verstauben oder unter Aktenbergen begraben werden bis hin zu Dokumenten, die in der Schublade «verschwinden». Auffallend ist, dass die meisten Metaphern rund um traditionelle Archive selten positiv, sondern mit Aufwand, Unübersichtlichkeit oder Staub verbunden werden. Ein starkes Indiz, dass sich das Zeitalter der physischen Archive dem Ende zuneigt. Dabei waren Papierarchive seit Jahrtausenden ein wichtiger Eckpfeiler von Gesellschaften: In Ägypten und Mesopotamien beinhalteten Archive Listen mit Angaben zu Steuern, Getreidevorräten oder Arbeitskräften. In religiösen Stätten wurden Texte kopiert und gesichert, wodurch Wissen über Generationen weitergegeben wurde. Und in der Neuzeit bildeten physische Archive die Grundlage für Bürokratie und moderne Staaten, wie wir sie heute kennen.

Das physische Archiv als überholtes Erfolgsmodell

Aus dieser Perspektive haben Archive in ihrer bisherigen Form einen wichtigen Beitrag zur Entstehung des gegenwärtigen Informationszeitalters geleistet. Nur: Mit den technologischen Entwicklungen, die zu Beginn der 2000er mit dem Durchbruch des Internets und der Smartphone-Revolution vorangetrieben wurden, verlor das klassische Papierarchiv nicht nur an Relevanz, sondern konnte mit den neuen Rahmenbedingungen zunehmend nicht mehr Schritt halten. Exponentiell gewachsene Datenmengen, steigende Anforderungen an die Verfügbarkeit der archivierten Dokumente und die Erwartung eines orts- und zeitunabhängigen Zugriffs veränderten in den letzten zwei Jahrzehnten die Rolle, die Papierarchive in KMU, Unternehmen und Institutionen einnahmen – das einstige Zentrum der Dokumentenverwaltung entwickelte sich aufgrund der rasanten Entwicklungen zu einer strukturellen Hürde für effiziente digitale Geschäftsprozesse.

e-Archivsysteme als digitale Ablage mit weitreichenden Vorteilen

Die logische Schlussfolgerung: Archive werden elektronisch. Weil die rechtlichen Rahmenbedingungen jedoch auch im digitalen Raum eingehalten werden müssen, braucht es dafür zertifizierte Archivsysteme, die als revisionssichere digitale Ablage fungieren und zur Gewährleistung der Vorgaben der Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) geeignet sind. Zu den Vorgaben gehört die Nachvollziehbarkeit sämtlicher Änderungen an den archivierten Dokumenten. Moderne e-Archivlösungen setzen hierfür auf fälschungssichere Zeitstempel und eine lückenlose Protokollierung sämtlicher Anpassungen bis hin zur Ablagestruktur.

Unter Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben bieten elektronische Archive so Vorteile, die weit über die Platzersparnis im physischen Archiv und den Wegfall dezentraler Archivbestände hinausgehen. So bieten e-Archivlösungen die Möglichkeit, gesetzlich relevante Aufbewahrungsfristen, die sich je nach Art des Dokuments unterscheiden, mit intelligenten Algorithmen automatisch zu hinterlegen. Das schafft – insbesondere im direkten Vergleich mit physischen Archiven – Ordnung und Übersicht.

Ein Steilpass für Prozessautomatisationen von Schweizer Unternehmen

Mit der Integration von Künstlicher Intelligenz nehmen e-Archivlösungen die jüngsten technologischen Entwicklungen auf und schaffen so weitere besondere Mehrwerte. Das im elektronischen Archiv gespeicherte Wissen wird schon heute mittels KI-Chatbot jederzeit und innert Sekunden verfügbar gemacht. Informationen aus archivierten Verträgen können erfragt, relevante Zusammenhänge erkannt und vergessen gegangene Details wieder sichtbar gemacht werden. Weitere Suchmöglichkeiten mit Volltext, Attributen, Tags oder individuell definierbare Ordnerstrukturen ergänzen die intuitiven Interaktionsmöglichkeiten mit dem KI-Chatbot. Das Wissen, welches bisher in physischen Archiven sprichwörtlich schlummerte, verstaubte oder unter Aktenbergen verschwand, wird auf diese Weise dank e-Archivlösungen der neusten Generation direkt zugänglich gemacht und kann mit intelligenten Schnittstellen an Drittsysteme angebunden werden – ein Steilpass für weitgehende Prozessautomatisationen von Schweizer Unternehmen oder Institutionen.

e-Archivlösungen im Kontext der digitalen Souveränität

Auch mit Blick auf die gegenwärtigen Bestrebungen von Unternehmen und Behörden, die eigenen Strukturen digital unabhängiger zu gestalten, überzeugen e-Archivsysteme: Als hierzulande entwickelte und betriebene Lösungen stärken diese nicht nur den IT-Standort Schweiz, sondern unterliegen zudem den hiesigen Datenschutzbestimmungen. So kann sichergestellt werden, dass sensible Unternehmens- oder Behördendaten nicht auf internationalen Cloud-Diensten landen, sondern auf Servern in der Schweiz gespeichert werden. Damit wird die digitale Souveränität gestärkt, bevor Abhängigkeiten von Tech-Konzernen zum strukturellen Problem werden. In diesem Zusammenhang von Relevanz ist ausserdem der Umstand, dass im elektronischen Archiv integrierte KI-Chatbots ausschliesslich in den Grenzen des Unternehmens oder der Behörden tätig sind.

Die Entscheidung, auf ein e-Archiv aus Schweizer Entwicklung zu setzen, ist nicht nur ein wichtiger Schritt auf dem Weg zu mehr Prozesseffizienz und Automatisation, sondern eine Voraussetzung, um die Hoheit über die eigenen Daten zu behalten. Unternehmen, die heute die richtigen Weichen stellen, schaffen die Grundlage für eine unabhängige Informationsverwaltung – und starten zum idealen Zeitpunkt in das Zeitalter der digitalen Archive.